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Suggerimenti per il successo del centro di eccellenza di automazione quando si lavora con le linee di business - Indico Data

  • Redazione
  • 13/04/2022
  • Tempo di lettura: 5 minuti

Nelle ultime settimane abbiamo spiegato perché è vantaggioso per le aziende interessate alla tecnologia di elaborazione intelligente dei documenti stabilire un centro di eccellenza (COE) per l’automazione, così come come come costruire un COE e le sue principali funzioni e responsabilità. In questo post finale della serie COE, vedremo come i COE possono lavorare più efficacemente con le linee di business (LOB).

L’obiettivo del COE dell’automazione è quello di identificare progetti di elaborazione intelligente dei documenti che facciano un uso veramente efficace della tecnologia per aiutare il business a ridurre i costi migliorando la produttività e, spesso, la precisione.

L’ideale contro la realtà

Idealmente, le LOB arriverebbero al COE con un’idea chiara del processo che vogliono automatizzare, i risultati che vogliono e un modo semplice per misurare questi risultati. Il processo sarebbe ben documentato, completo di diagrammi di flusso, e il valore aziendale che si otterrebbe dall’automazione sarebbe chiaro, come ad esempio un risparmio dell'80% di tempo sulle attività.

In realtà, questo non succede quasi mai. Più probabilmente, la LOB indica un certo processo come un punto dolente, ma ha solo una vaga idea di chi è coinvolto e come funziona il processo. Quando si scava, si scopre che “come funziona” dipende da chi si chiede. Alcune persone mettono i valori in un database in un modo, per esempio, mentre altri lo fanno in modo un po' diverso.

Si scopre questa discrepanza solo quando si cerca di documentare come il processo dovrebbe funzionare, perché il processo non è mai stato codificato prima. Per la maggior parte, le persone coinvolte nel processo non parlano veramente tra loro di come fanno le cose; le fanno e basta.

È necessario un approccio collaborativo

Data questa realtà, i COE devono adottare un approccio collaborativo per lavorare con le LOB per identificare validi casi d’uso di automazione dei processi. Questo significa esaminare perché un processo sta causando dolore, per determinare se è un processo che può e deve essere automatizzato in primo luogo.

Ecco una storia vera dal percorso dell’automazione intelligente. Un cliente voleva automatizzare un processo che coinvolgeva quelli che diceva essere documenti non strutturati. A prima vista, è stato subito chiaro che i documenti erano in realtà moduli stampati dal web. I clienti compilavano moduli basati sul web, il cliente li stampava, poi voleva automatizzare il processo di gestione dei moduli ormai cartacei.

Questo, abbiamo subito fatto notare, era un processo che non richiedeva l’automazione - almeno non se si smetteva di stampare i moduli e li si passava direttamente all’applicazione che alla fine li avrebbe elaborati. In altre parole, non stampare Internet.

Mentre questo è un esempio estremo, nella maggior parte dei casi vorrete capire il costo in dollari del tempo da risparmiare attraverso l’automazione e assicurarvi che sia sufficiente per lo sforzo richiesto Può essere una questione di quante ore vengono utilizzate per soddisfare un accordo di livello di servizio - e se almeno alcune di quelle ore possono essere risparmiate attraverso l’automazione. Anche la precisione è un problema, anche se non si converte direttamente in dollari. Ma, se si possono ridurre le ore migliorando l’accuratezza, allora si è in affari.

Tenete a mente che quasi nessun processo che coinvolge documenti non strutturati sarà completamente automatizzato. Se i dipendenti sono coinvolti nel processo decisionale ad un certo livello, non è probabile che questo sparisca completamente. Il COE deve lavorare con la LOB per capire quali parti del processo possono essere automatizzate, quali non possono o non dovrebbero esserlo, e i risparmi previsti sui costi da ottenere.

Identificare i casi d’uso dell’automazione dei processi

Il modo di trovare i migliori candidati per i progetti di automazione dei processi varia a seconda delle dimensioni dell’azienda. Nella mia vita precedente, ho lavorato in una società di gestione degli investimenti che era abbastanza piccola da permettermi di sviluppare buone relazioni con i leader del LOB. Poi era solo una questione di controllare con loro occasionalmente per trovare opportunità.

In un’azienda con migliaia di dipendenti, questo probabilmente non è fattibile. Invece, un buon approccio è quello di risolvere un problema per una business unit, poi trarre il collegamento da questo ai problemi che altre LOB possono avere. Aiuta se la vittoria originale è una vittoria di dimensioni decenti, con risultati ragionevolmente impressionanti, al contrario di un semplice progetto che coinvolge i frutti a portata di mano.

Con una solida vittoria a vostro credito, potete fare una sorta di road show dove pubblicizzate il vostro successo. Aiutate i leader della LOB a identificare i modelli che mostrano perché il successo che avete avuto con il vostro progetto si tradurrà nei loro punti critici. In breve, dovete essere in grado di operare nel mondo degli affari in modo credibile come nel mondo tecnico.

Il lavoro è più facile quando sia il LOB che il COE stanno lavorando sotto un mandato esecutivo comune, come ad esempio capire come ridurre i costi e aumentare la capacità dei processi sotto la loro responsabilità. Allora non è insolito che i leader della LOB si rivolgano al COE per chiedere aiuto.

Speriamo che questa serie vi abbia dato qualche informazione su ciò che rende un COE di automazione di successo. Gli strumenti possono certamente aiutare, compresa la Unstructured Data Platform di Indico, che può automatizzare tutti i tipi di processi ad alta intensità di documenti. Per saperne di più, date un’occhiata alla nostra demo interattiva o contattateci per qualsiasi domanda.

Ciao, sono Michele!

Sono molto felice di saperti qui.
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